Entrevista de administrativo contable: preguntas técnicas y ejemplos

Un puesto de administración contable mezcla lo administrativo (facturas, cobros, pagos, proveedores) con la contabilidad del día a día y los impuestos periódicos. La entrevista suele tener una parte técnica, donde comprueban que sabes contabilizar, y otra sobre cómo trabajas: precisión, plazos y qué haces cuando algo no cuadra.

Cómo suele ser el proceso

• Una entrevista con recursos humanos sobre tu experiencia y lo que buscas.
• Una entrevista con la persona responsable de administración o finanzas, más técnica.
• Una prueba práctica, muy habitual: contabilizar varias facturas, hacer una conciliación bancaria o un ejercicio de Excel.
• En asesorías y gestorías, preguntas sobre cuántas empresas llevabas y de qué tipo.

Qué se valora

• Base contable sólida: el Plan General de Contabilidad, asientos habituales, amortizaciones y cierres.
• Impuestos periódicos: IVA trimestral (modelo 303) y su resumen anual (390), retenciones (111 y 115) y la declaración de operaciones con terceros (347).
• Programas: A3, Sage, Contasol, Holded, SAP u otros, y Excel con soltura.
• Precisión y orden: que las cuentas cuadren y que se note cuando no.
• Cumplir plazos de cierres y presentaciones.
• Discreción con los datos económicos de la empresa.

Preguntas frecuentes y cómo responder

«¿Cómo contabilizarías una factura de compra de mercaderías con IVA?»

Es casi segura en la parte técnica. Responde con las cuentas y los importes:

Por ejemplo, una compra de 1.000 euros más el 21 % de IVA. Cargaría 1.000 euros en la cuenta 600, Compras de mercaderías, y 210 euros en la 472, Hacienda Pública IVA soportado, con abono de 1.210 euros a la 400, Proveedores. Cuando se pague, cargaría la 400 con abono a la cuenta de bancos, la 572.

«¿Cómo haces una conciliación bancaria?»

Explica el método: comparar el extracto del banco con la cuenta 572, marcar lo que coincide y revisar lo que no (comisiones sin contabilizar, cobros pendientes de identificar, pagos duplicados) hasta dejar solo diferencias explicadas. Añade cada cuánto la hacías y con qué herramienta.

«¿Qué modelos de impuestos has preparado?»

Sé preciso con tu papel: no es lo mismo preparar y presentar el 303 que reunir la documentación para que lo presente la gestoría. Nombra los modelos y la frecuencia, por ejemplo: «Preparaba el 303 y el 111 cada trimestre y revisaba el 347 con la asesoría a final de año».

«Cuéntame un error que detectaste y cómo lo resolviste»

Aquí se valora tanto el error como el control que pusiste después. Usa el método STAR:

Al hacer la conciliación de un mes vi un pago a un proveedor que aparecía dos veces en la remesa. La factura se había registrado dos veces, una desde el correo y otra desde el papel. Avisé a mi responsable, pedimos al proveedor que lo compensara en la siguiente factura y anulé el registro duplicado. Después propuse revisar el número de factura y el proveedor antes de registrar cada una, y no volvió a pasar.

«¿Cómo te organizas en el cierre de trimestre?»

Habla de calendario y prioridades: tener las facturas del trimestre registradas con antelación, conciliar bancos, revisar el IVA soportado y repercutido antes de preparar el modelo y dejar margen antes del plazo de presentación.

Otras preguntas habituales

• «¿Qué diferencia hay entre una amortización y una provisión?».
• «¿Qué haces si una factura de proveedor no cuadra con el pedido?».
• «¿Has llevado tesorería o previsiones de cobros y pagos?».
• «¿Qué nivel de Excel tienes?» (tienes ideas en la entrevista de auxiliar administrativo).
• «¿Por qué quieres cambiar de trabajo?».

Errores que conviene evitar

• Dudar en lo básico: IVA soportado frente a repercutido, debe y haber o las cuentas más usadas.
• Inflar el manejo de un programa, sobre todo SAP. Di qué módulos o tareas has hecho.
• No preguntar cómo trabajan: si la contabilidad se lleva en casa o con una asesoría cambia mucho el puesto.
• Hablar de cifras o clientes de tu empresa anterior. La discreción también se evalúa.

Cómo prepararla

Repasa en papel cinco asientos habituales (compra y venta con IVA, nómina, amortización y pago a proveedor) y una conciliación sencilla. Prepara dos ejemplos de tu experiencia con el método STAR, uno de un error detectado y otro de un cierre con poco tiempo, y lleva preguntas sobre el programa que usan y quién presenta los impuestos.